En Saira tratamos los datos personales con el máximo respeto y responsabilidad, cumpliendo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre protección de datos personales.
01 Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de Plataforma Saira es RM Softwares Informáticos S.A.S., empresa legalmente constituida, con domicilio en el territorio nacional, específicamente en la ciudad de Bogotá D.C
Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede comunicarse a través de los canales indicados al final de este documento.
02 Información que recopilamos
Recopilamos información de distintas fuentes dependiendo del rol del usuario dentro del sistema:
Directivos y personal administrativo
- Nombre completo, cargo e institución educativa
- Correo electrónico institucional y número de contacto
- Datos de acceso al sistema (usuario y contraseña cifrada)
- Registro de actividad y auditoría dentro de la plataforma
Docentes
- Nombre completo y número de identificación
- Correo electrónico y teléfono de contacto
- Información académica: asignaturas, horarios y grupos asignados
- Registros de calificaciones, asistencia y observaciones ingresadas
Estudiantes
- Nombre completo, fecha de nacimiento y documento de identidad
- Información académica: notas, asistencia, boletines y observaciones
- Información de matrícula y grado
- Datos de contacto del acudiente
Padres de familia y acudientes
- Nombre completo y documento de identidad
- Correo electrónico y número de contacto
- Relación con el estudiante
03 Finalidad del tratamiento
Los datos personales recopilados se utilizan exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Prestación del servicio: Gestionar los procesos académicos, convivenciales, administrativos y financieros de la institución educativa contratante.
- Comunicaciones del sistema: Enviar notificaciones, alertas y reportes relacionados con el uso de la plataforma.
- Soporte técnico: Atender solicitudes de ayuda y resolver incidencias reportadas por usuarios.
- Seguridad: Detectar, prevenir y responder ante accesos no autorizados o usos indebidos del sistema.
- Mejora del servicio: Analizar el uso de la plataforma de forma agregada y anónima para implementar mejoras funcionales.
- Cumplimiento legal: Atender requerimientos de autoridades competentes cuando exista obligación legal.
No utilizamos los datos personales de estudiantes o docentes con fines publicitarios, de mercadeo o de perfilamiento comercial.
04 Base legal del tratamiento
El tratamiento de sus datos personales se realiza con base en:
- Contrato: Cuando el tratamiento es necesario para la ejecución del contrato de servicios suscrito con la institución educativa.
- Consentimiento: Cuando el titular ha otorgado su autorización de forma libre, previa, expresa e informada.
- Obligación legal: Cuando existe una norma jurídica que exige el tratamiento de determinados datos.
- Interés legítimo: Cuando el tratamiento es necesario para garantizar la seguridad del sistema y la continuidad del servicio.
05 Tiempo de conservación de los datos
Los datos personales se conservan durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política y durante el período en que la institución educativa mantenga activo su contrato con Plataforma Saira.
Una vez terminada la relación contractual, los datos serán:
- Eliminados de forma segura dentro de los 90 días calendario siguientes a la terminación del contrato, salvo que exista obligación legal de conservarlos por un período mayor.
- Previamente a la eliminación, la institución podrá solicitar una exportación de su información en los formatos disponibles.
06 Compartición de datos con terceros
Plataforma Saira no vende, alquila ni comercializa los datos personales de sus usuarios. La información puede ser compartida únicamente en los siguientes casos:
- Proveedores de servicios tecnológicos: Empresas que nos ayudan a operar la infraestructura del sistema (servidores en la nube, servicios de correo electrónico), bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y como encargados del tratamiento.
- Autoridades competentes: Cuando exista una obligación legal, orden judicial o requerimiento de autoridad pública debidamente fundado.
- La institución educativa contratante: Como responsable primario de los datos de su comunidad educativa.
Todos nuestros proveedores de servicios están sujetos a acuerdos de procesamiento de datos que garantizan el mismo nivel de protección descrito en esta política.
07 Tus derechos como titular
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, como titular de datos personales tienes derecho a:
Saber qué datos personales tuyos están siendo tratados.
Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
Pedir la eliminación de tus datos cuando no sean necesarios.
Retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Obtener una copia de tus datos personales que tratamos.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, puedes escribirnos a privacidad@plataformasaira.com o usar los canales de contacto al final de este documento. Responderemos dentro de los plazos establecidos por la ley.
08 Medidas de seguridad
Implementamos medidas técnicas, organizativas y jurídicas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida:
- Cifrado AES-256 para datos en tránsito y en reposo.
- Autenticación segura con contraseñas cifradas mediante algoritmos de hash irreversible.
- Control de acceso basado en roles que limita la visibilidad de información según el perfil de cada usuario.
- Auditoría completa de accesos y modificaciones dentro del sistema.
- Copias de seguridad automáticas diarias almacenadas en servidores seguros.
- Monitoreo continuo 24/7 de la infraestructura para detectar y responder ante amenazas.
En caso de producirse una brecha de seguridad que afecte sus datos, le notificaremos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos por la normativa vigente.
09 Cookies y tecnologías similares
La plataforma utiliza cookies estrictamente necesarias para su correcto funcionamiento, como las cookies de sesión que mantienen al usuario autenticado. No utilizamos cookies de seguimiento publicitario ni de terceros con fines comerciales.
Las cookies utilizadas por Plataforma Saira son:
- Cookies de sesión: Permiten mantener la sesión activa mientras el usuario utiliza el sistema. Se eliminan al cerrar el navegador.
- Cookies de preferencias: Almacenan configuraciones básicas del usuario para mejorar la experiencia de uso.
- Cookies de seguridad: Ayudan a detectar actividades sospechosas y proteger las cuentas de usuario.
10 Cambios a esta política
Nos reservamos el derecho de actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario, por ejemplo, ante cambios normativos, actualizaciones del sistema o mejoras en nuestras prácticas de privacidad.
Cuando realicemos cambios significativos, te notificaremos a través de:
- Un aviso destacado dentro de la plataforma antes de que los cambios entren en vigencia.
- Un correo electrónico a la dirección registrada del administrador de la institución.
La fecha de "Última actualización" al inicio de este documento refleja siempre la versión vigente.
11 Contacto y canal de privacidad
Para ejercer tus derechos, resolver dudas sobre el tratamiento de tus datos o reportar cualquier situación relacionada con tu privacidad, puedes contactarnos a través de:
Daremos respuesta a tu solicitud dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.